Het werken met flexwerk in de zorg brengt specifieke wettelijke verplichtingen met zich mee. Voor een soepele samenwerking is het essentieel dat alle betrokkenen voldoen aan deze eisen. Het juist regelen van BIG-registraties, VOG-verklaringen, verzekeringen en contracten is niet alleen wettelijk verplicht, maar zorgt ook voor kwaliteit en veiligheid in de zorg. Door een gestructureerde aanpak van deze administratieve processen kun je als zorginstelling of bemiddelaar ervoor zorgen dat flexibele zorgprofessionals direct en probleemloos aan de slag kunnen, terwijl alle wettelijke kaders worden gerespecteerd.
Wat zijn de wettelijke vereisten voor flexwerkers in de zorgsector?
In de zorgsector gelden strenge wettelijke eisen voor flexwerkers. De belangrijkste hiervan is de BIG-registratie (Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg), die verplicht is voor zorgprofessionals die zelfstandig bepaalde voorbehouden handelingen uitvoeren.
Daarnaast is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) essentieel. Dit document bevestigt dat het gedrag van de zorgprofessional in het verleden geen belemmering vormt voor de functie. Voor de (forensische) psychiatrie en verslavingszorg gelden vaak aanvullende screeningseisen vanwege de kwetsbare doelgroepen.
Andere wettelijke vereisten zijn:
- Identificatieplicht: een geldig legitimatiebewijs moet altijd beschikbaar zijn
- Diploma’s en kwalificaties: deze moeten voldoen aan de minimale opleidingseisen (vaak mbo-4 of hbo-niveau)
- Voor specifieke doelgroepen zoals jeugd: SKJ-registratie (Stichting Kwaliteitsregister Jeugd)
- Bewijs van relevante werkervaring (meestal minimaal drie jaar)
Hoe controleer je op een correcte BIG-registratie bij zorgprofessionals?
Het controleren van een BIG-registratie is een eenvoudig maar cruciaal proces. Begin door het BIG-nummer van de zorgprofessional op te vragen. Verifieer dit nummer vervolgens via het openbare BIG-register op www.bigregister.nl, waar je de status en geldigheid direct kunt controleren.
Let bij het controleren op de volgende punten:
- De naam in het register moet exact overeenkomen met het identiteitsbewijs
- Controleer de einddatum van de registratie (deze is vijf jaar geldig)
- Kijk of er eventuele beperkende maatregelen van kracht zijn
Idealiter voer je deze controle uit vóór de start van de samenwerking én periodiek daarna. Zet deze verificatiemomenten vast in je administratieve procedures. Voor zorginstellingen is dit niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kwaliteitswaarborg richting patiënten en cliënten.
Wat moet je regelen qua verzekeringen en aansprakelijkheid voor flexwerkers?
Bij het werken met flexwerkers in de zorg is een heldere regeling rond verzekeringen en aansprakelijkheid cruciaal. Voor ZZP’ers is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering verplicht – deze dekt schade die kan ontstaan tijdens de uitoefening van werkzaamheden.
De verantwoordelijkheidsverdeling verschilt per constructie:
- Bij ZZP’ers: zij zijn zelf verantwoordelijk voor hun verzekeringen, maar zorginstellingen moeten wel controleren of deze in orde zijn
- Bij uitzendkrachten: de bemiddelaar of het uitzendbureau regelt meestal de verzekeringen
- Voor alle flexwerkers: een ongevallenverzekering is sterk aan te raden
Zorg altijd voor schriftelijke vastlegging van de verzekeringsafspraken in het contract. Hiermee voorkom je onduidelijkheid bij eventuele claims. Als zorginstelling is het verstandig om periodiek verzekeringsbewijzen op te vragen om zeker te weten dat de dekking nog actueel is.
Hoe zorg je voor correcte contracten die voldoen aan de arbeidswetgeving?
Correcte contracten zijn essentieel bij het werken met flexwerkers in de zorg. Voor ZZP-constructies is het belangrijk rekening te houden met de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties), die bepaalt of er sprake is van een dienstverband of echte zelfstandigheid.
In een goed contract staan minimaal de volgende elementen:
- Duidelijke omschrijving van de opdracht en werkzaamheden
- De looptijd of het aantal te werken uren
- Vergoedingsafspraken en betalingstermijnen
- Bepalingen rond aansprakelijkheid en verzekeringen
- Vervanging en beschikbaarheid
Voor uitzendovereenkomsten gelden weer andere regels, zoals de cao voor uitzendkrachten. Werk bij voorkeur met modelovereenkomsten die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst om discussies over schijnzelfstandigheid te voorkomen. Laat bij twijfel je contracten toetsen door een juridisch adviseur die gespecialiseerd is in de zorgsector.
Welke documentatie moet je bijhouden voor flexwerkers in de zorg?
Het bijhouden van de juiste documentatie voor flexwerkers is niet alleen een wettelijke verplichting, maar zorgt ook voor een soepele samenwerking. Zorg dat je de volgende documenten altijd compleet en up-to-date hebt:
- Kopie van diploma’s en certificaten
- Actueel bewijs van BIG-registratie
- Geldige VOG (niet ouder dan 3 jaar)
- Kopie identiteitsbewijs (conform AVG-richtlijnen)
- Getekende contract of overeenkomst
- Bewijzen van verzekeringen
- SKJ-registratie (indien van toepassing)
Organiseer deze documenten digitaal en gestructureerd, bijvoorbeeld in een beveiligd personeels- of leverancierssysteem. Stel automatische herinneringen in voor documenten met een vervaldatum, zoals de BIG-registratie. Zorg ervoor dat je deze documentatie regelmatig controleert op volledigheid en actualiteit.
Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten bij het inzetten van flexwerkers?
Bij het werken met flexibele zorgprofessionals verdienen enkele zaken extra aandacht. Begin met een grondig inwerkproces, ook voor tijdelijke krachten. Dit is essentieel voor kwalitatieve zorg en patiëntveiligheid.
Daarnaast zijn deze punten belangrijk:
- Voer periodieke controles uit op registraties en certificeringen
- Zorg voor duidelijke communicatie over protocollen en werkwijzen
- Betrek flexwerkers bij teamoverleggen en deskundigheidsbevordering
- Evalueer regelmatig de samenwerking en kwaliteit
- Zorg dat flexwerkers toegang hebben tot de juiste systemen en informatie
Transparante communicatie over wederzijdse verwachtingen vormt de basis voor een succesvolle samenwerking. Maak direct duidelijk wat de specifieke regels en verantwoordelijkheden zijn binnen de zorginstelling. Met een goede organisatie van deze aspecten zorg je dat je flexwerkers snel en effectief kunnen bijdragen aan kwalitatieve zorg.
Bij Uitstekend Personeel begrijpen we als geen ander hoe belangrijk deze aspecten zijn. We zorgen ervoor dat onze zorgprofessionals altijd aan alle wettelijke eisen voldoen, zodat zorginstellingen zich kunnen richten op waar het echt om gaat: uitstekende zorg leveren.
